Documentación Contable

La documentación contable son los soportes que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, se debe tener cuidado en el momento de elaborarlos y realizar varias copias como la ley exija. 

¿Qué es la Contabilidad?

La contabilidad es una disciplina que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio y la situación económica financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.

¿Qué es plan General de Contable?

El Plan General de Contabilidad (PGC) de pymes hace referencia al conjunto de normas que regulan la contabilidad de las empresas españolas.

Para ampliar información acceder a ¿Qué es el Plan General Contable? 

Conservación de la documentación contable

El Código de Comercio establece en su artículo 30: “Los comerciantes conservaran los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados , durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.”

La Ley General Tributaria (LGT) recoge en su articulo 66: el plazo de prescripción e cuatro años de las obligaciones tributarias.

Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos:

• El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación. 
• El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas. 
• El derecho a solicitar devoluciones de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso de coste de las garantías. 
• El derecho a obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.

Para ampliar la información acceder a ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?

¿Cuáles son los documentos contables?

• Los documentos generados en el departamento de contabilidad son los libros contables

Los libros contables son aquellos documentos se refleja y se plasma toda la información económica, financiera y contable de una compañía.

Los libros contables pueden tener carácter obligatorio o voluntario.  

Libros contables obligatorios

Los libros contables obligatorios son:

• Libro Diario: en este libro registra cronológicamente todas las operaciones que una empresa realiza diariamente.
• Libro de Inventarios:  Se debe hacer un inventario de todos los bienes, derechos y obligaciones que tenga la empresa.
• Cuentas Anuales: se incluye el balance de la empresa, que registra tanto las pérdidas como las ganancias que hayamos tenido durante el año, el estado de cambios en el patrimonio neto, el flujo de efectivos y la memoria de actividad.

 

IMPORTANTE: Las Cuentas Anuales y el Inventario van juntos en un solo libro. En este blog se explicaran por separado.

 

• Libro de Actas: es un libro contable de la sociedad que recoge la información de todas las juntas o encuentros que se producen entre los socios de una Sociedad mercantil durante el ejercicio.
• Libro de Registro de Acciones Nominativas: se registran la identidad de los socios propietarios de las participaciones o acciones en la sociedad, su evolución y/o transmisión así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.
•  Libro de Registro de Socios: es aquel que toda sociedad de responsabilidad tiene obligación de poseer y custodiar, con el objeto de anotar en el mismo quiénes son los socios fundadores de la sociedad y las transmisiones posteriores de participaciones sociales.
• Libro de Registro de Contratos: celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal.
• Libro de registro de facturas emitidas: se anotarán las facturas expedidas o emitidas sobre las operaciones de cobro que se realizan en el negocio o en el ejercicio de la profesión.
• Libro de registro de compras y gastos: se anotarán diariamente todas las compras y gastos relativas a la actividad de la empresa
• Libro de registro de ventas e ingresos: es un libro auxiliar en el que se anotan en orden cronológico todos los comprobantes de pagos que emite una empresa a lo largo de su actividad económica .
• Libro de registro de facturas recibidas: es el libro auxiliar que deben recoger toda la información sobre las operaciones de pago que se realizan en el negocio o en el ejercicio de la profesión.
• Libro de registro de bienes de inversion: se trata de un libro contable de carácter obligatorio para las empresas que tengan que recoger la adquisición de bienes de inversión, las regularizaciones y las entregas de bienes durante dicho período.
• Libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias: se anotarán las operaciones intracomunitarias relativas al envío o recepción de bienes para la realización de trabajo, informes periciales, valoraciones y dictámenes sobre dichos bienes.
• Libro de registro de provision de fondos y suplidos: es un libro contable que deben llevar los autónomos y empresarios que reciban provisiones de fondos (entregas a cuenta) y paguen suplidos de sus clientes (gastos pagados por cuenta de los clientes).

Libros contables Voluntarios o Auxiliares

Los libros contables voluntarios o auxiliares son:

• Libro Mayor: En este se resumen los movimientos de cada una de las cuentas del libro diario. De aquí se extrae el saldo de deuda o la deuda que hay que reclamar por cada una de las cuentas. Después este registro se traslada al balance.
• Libro de Caja: Controlan la entrada y salida de efectivo de la empresa.
• Libro de Banco: En él se registran todas las operaciones de las cuentas bancarias que tenga la empresa.
• Libro de entradas y salidas de almacén: se registran todas aquellas operaciones que se realizan en el almacén.
• Libro auxiliar de vencimientos: permite llevar un control de todos los vencimientos, tanto los referentes a Pagos (Facturas Recibidas) como a Cobros (Facturas Emitidas). Esta adjunto a los Libros de Caja y Banco. Sobre los datos de este libro, la empresa adopta politicas y medidas de planificación.
  
• Libro de Clientes: Se debe contar con un libro por cada cliente. Se establecen todas las facturas despachadas al cliente, las cantidades que hemos recibido por su parte, cheques, devoluciones, etc.
• Libro Proveedores: se establecerá un libro por cada proveedor con el que se tienen relaciones comerciales. En él se registrarán todas las compras y pagos que realicemos.
• Libros Registro de IVA: son aquellos en los que los sujetos pasivos del impuesto deben anotar las operaciones que realizan en el ejercicio de su actividad con arreglo a los requisitos formales y materiales exigidos por la ley. Se explicara cada libro en una entrada.
  
• Libro de efectos comerciales a pagar: se anotan los efectos comerciales (letras, cheques, pagarés…) que se deben pagar a los proveedores o acreedores para poder saber en todo momento las cantidades que la empresa adeuda.
• Libro de registro de entrada de correspondencia: es aquel donde se anota el registro con los datos más relevantes de la correspondencia recibida. 
• Libro de efectos comerciales a cobrar: se anotan los efectos comerciales (letras, cheques, pagarés…) que se deben cobrar a los clientes para poder saber en todo momento las cantidades que la empresa recibe.
• Libro de registro de salida de correspondencia: es aquel donde se anota el registro con los datos más relevantes de la correspondencia enviada.
• Libro de registro de fax: se anotará todos aquellos faxes que reciba la empresa, así como un resumen de su contenido y el departamento que lo recibe.

Existen otros documentos que son usados en Contabilidad, pero no son generados por ella. Pueden dividirse en documentos internos y documentos externos.

Los documentos internos

Son aquellos documentos generados por la propia empresa. Son los siguientes:

• Listas de salarios y sueldos
• Comprobantes de salida de mercancías
• Copias de facturas de pagos
• Copias de recibos, cartas comerciales, cheques, etc.
• Justificantes de devoluciones o cambios
• Recibos de caja o comprobantes de ingreso
• Comprobantes de depósitos y retiros de cuentas de ahorro

Los documentos externos

Son aquellos documentos que provienen de otras empresas o entidades. Son los siguientes:

• Facturas de pagos y cobros
• Extractos bancarios
• Notas de envío y cartas comerciales
• Comprobantes postales
• Tickets de restauración
• Declaraciones de impuestos
• Recibos