Documentación RRHH

La gestión de la documentación de los trabajadores que se incorporan a la empresa comienza con la apertura de un expediente personal, donde se guarda, de forma ordenada, la documentación relacionada con el historial laboral de cada trabajador.

El objetivo de el Departamento de Recursos Humanos es alinear el área o profesionales de RR. HH. con la estrategia de la organización,  lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos y eficaces capaces de llevar al éxito a la empresa.

Las funciones del departamento de Recursos Humanos

• Administración: Las funciones del departamento de RRHH están muy relacionadas con la actividad administrativa:  contratos de contratación del nuevo personal, gestión de recibos de nómina, seguros sociales, etc. Todos los trámites jurídico-administrativos.
• Planificación personal: Es necesario establecer un horario o turno de trabajo para que los trabajadores sepan qué deben hacer y cuándo. Los responsables de la gestión de los empleados es el departamento de RRHH. Se encargarán de establecer los turnos y las funciones de los trabajadores. 
• Control trabajadores: Son los encargados de asegurarse que los trabajadores realizan el trabajo por el que se les ha contratado. Se encargan de llevar un control de los fichajes de los empleados y de asegurarse que trabajan las horas establecidas según el contrato. Realizan informes de absentismo o de horas extras.
• Selección del personal: Se trata de una función elemental en toda compañía, es necesario la incorporación de trabajadores en la plantilla. Dependiendo de las necesidades de la empresa esta actividad puede ser ocasional o ser constante en el tiempo. 
• Relaciones laborales: Tienen la responsabilidad de establecer un buen clima laboral, favoreciendo la comunicación interna de la compañía. Este departamento se encarga de recibir las notificaciones, reclamaciones o sugerencia que tiene los trabajadores con respecto a la empresa o un departamento en concreto. Si hubiera alguna queja o incidencia son los responsables de gestionarla para que el clima laboral sea siempre favorable. El objetivo del responsable de Recursos Humanos es mejorar la satisfacción de los empleados de la empresa.
• Formación: La continua formación y aprendizaje es un valor que se tiene en cuenta en las compañía. 
• Prevención de riesgos laborales: Consiste en evaluar el posible riesgo de los trabajadores asociados a su actividad laboral e intentar que no suceda.

Clasificación 

La clasificación de los documentos generados en RRHH se explicará de acuerdo a las funciones del departamento de RRHH.

Documentos relacionados con la actividad administrativa

Las actividades jurídico-administrativas del departamento comprenden la creación de contratos de los trabajadores, emisión de nóminas, etc. Es la tarea más burocrática del departamento. Destacan los siguientes documentos:

• Contrato de los trabajadores
• Nominas

Documentos relacionados con la gestión de los empleados

La gestión de los empleados es conjunto de medidas que se realizan en torno a las necesidades humanas. Esta tarea se centra en conocer qué función realiza cada trabajador y cuándo tiene que hacerlo. Comprende la Base de Datos de los trabajadores de la empresa. Los documentos son los siguientes:

• Ficha de los empleados
• Control de fichajes
• Gestión de bajas laborales
• Gestión de vacaciones de los empleados

Documentos relacionados con la planificación de personal

Estos documentos ayudan a determinar cuándo debe trabajar cada empleado y a la empresa a saber cuándo dispondrá de la mano de obra. Los documentos son los siguientes:

• Calendario de trabajo
• Turno de los empleados

Documentos relacionados con la Selección de personal

La selección de personal es el proceso que se sigue para la contratación de un empleado. Para cubrir la vacante se evalúan las cualidades, conocimientos, habilidades o la experiencia para cubrir la vacante que demanda la organización. 

 

Los documentos son los siguientes:

• Profesiograma
• CV
• Carta de presentación
• Tests
• Tabla de evaluación
• Ficha de entrevistas
• Contrato
• Manual de acogida o de bienvenida
• Reconocimiento del medico

Documentos relacionados Relaciones Laborales

Estos documentos ayudan a que haya un buen clima laboral. El trabajador envía sus quejas, reclamaciones, sugerencias o notificaciones. Los documentos son los siguientes:

• Formulario de queja
• Formulario de reclamación
• Formulario de sugerencia 
• Notificación

Documentos relacionados Formación

La Formación a es una oportunidad muy atractiva tanto para empresas como empleados. Constituye una importante ventaja para obtener formación de calidad. Los documentos son los siguientes:

• Ficha de matriculación
• Contrato de Encomienda de Organización de la Formación

Documentos relacionados Prevención de Riesgos Laborales

La empresa evalúa el posible riesgo de los trabajadores asociados a su actividad laboral e intentar que no suceda. Los documentos son los siguientes:

• Comunicado de accidente
• Comunicado de riesgo
• Valoración del puesto de trabajo por motivos de salud
• Notificación de agresiones
• Valoración de riesgo de embarazo
• Política de prevención de la empresa.
• Las normas y leyes específicas que afecten a la empresa
• La evaluación de riesgos de la empresa
• Fichas de seguridad de las materias primas
• Libro de registro de las visitas y actuaciones de mantenimiento del instrumental, maquinaria y herramientas de la empresa.
• Procedimientos y protocolos de compra de los materiales y materias primas
• Registro de la formación recibida por los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales.
• Las actas y documentos de interés del comité de seguridad y salud
• El plan de emergencias
• Las actas de los simulacros de evacuación