El Libro Registro de Entrada de Correspondencia es aquel donde se anota el registro con los datos más relevantes de la correspondencia recibida.
El Tratamiento de la Correspondencia
El Tratamiento de la Correspondencia consiste en estudiar la mejor forma de proceder al envío de cartas, notas y correos electrónicos, es decir la correspondencia de los altos ejecutivos y personal de la empresa, la cual debe cuidarse al extremo, ya que en ellas de alguna manera depende la imagen externa.¿Qué es la entrada de Correspondencia?
La Entrada de la Correspondencia es la recepción de documentos que son recibidos mediante correo, fax, telégrafos, mensajería, etc. Una vez que estos documentos están en poder de la empresa (proceso de recepción) se puede iniciar su selección, registro y distribución.
Para ampliar información sobre las distintas fases del tratamiento de la correspondencia se recomienda la lectura del siguiente artículo: El Tratamiento de la Correspondencia
Si quiere ampliar la información sobre los diferentes tipos de documentos que existen se recomienda el siguiente articulo: Documentos y clasificación.
Estructura
El Libro Registro de Entrada de Correspondencia contiene los siguientes apartados:- Nº de Registro: Sera el mismo que se escribe en el sello de registro
- Procedencia: Es de donde proviene la correspondencia. Está formado por:
o Entidad o Persona: El remitente
o Lugar: de donde vino la correspondencia
- Detalle
o Fecha: Cuando se recibe la correspondencia
o Asunto: Tema del que trata el documento
o Anexo: Se indica si viene acompañada de más documentos
- Tipo de documento: Clase de documento recibido, ya sea carta, telegrama, paquete, etc. Se suele usar la inicial del mismo.
- Dirigido a…: Nombre de la persona o departamento al que va dirigido el documento
Conservación
El Libro Registro de Entrada de la Correspondencia al ser un libro auxiliar y de registro el empresario no está en la obligación de conservar dicho documento. Pero la función de este documento es ayudar a mejorar la gestión de la empresa, por lo que su conservación es voluntaria y dependerá del tiempo de vida útil que tenga el documento para la empresa.
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