¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?

Una empresa genera una gran cantidad de documentación. Muchas entidades tienen dudas sobre la conservación de estos documentos y la respuesta es: durante el período más amplio al que por cualquier normativa (mercantil, fiscal o penal) se vean obligados.

A continuación se indican pautas que deberían seguir las empresas para la conservación de la documentación:

Según el Código de Comercio….

El artículo 30 señala que los empresarios tienen el deber de conservar los documentos durante 6 años.

El plazo de los 6 años empieza a contar a partir del último asiento realizado en los libros. Y todo ello, siempre y cuando no exista disposición general o especial que amplíe dicho plazo.

Según los Plazos de Prescripción…

Muchas empresas se centran en los plazos de prescripción, para establecer un calendario de conservación de la documentación de la empresa.

A continuación, se muestran algunas prescripciones de las obligaciones de forma general:

 

Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración, en el caso de las infracciones fiscales y en el mismo momento de cometerse la infracción en el resto de supuestos.

Según Otros Plazos… 

Hay otros documentos respecto de los que no existe plazo específico de conservación. Y son los siguientes: 

• Prestamos: Su conservación hasta que sean devueltos o cancelados.
• Garantías: Su conservación hasta que se hayan cancelado
• Bienes de inversión: Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del
  IVA (5 años de forma general, 10 años para terrenos y edificaciones)
• Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: Su conservación hasta pasados 4 años desde su compensación.

Según Prevención de Blanqueo de Capitales…

Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales, en su artículo 25 establece un plazo mínimo para la conservación de los documentos: 

• 10 años para la documentación que exija el cumplimiento de las obligaciones legales. 

En concreto: 

• Copia de los documentos exigibles en las medidas de diligencia debida.
• Original o copia de los documentos o registros que acrediten las operaciones y los intervinientes.

Según Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)…

El RGPD obliga a establecer una fecha de destrucción de los documentos que contienen datos de carácter personal (clientes, trabajadores o proveedores…)

Los datos sólo deben conservarse durante el tiempo necesario para las finalidades del tratamiento para las que han sido recogidos. Asimismo, deben ser exactos y completos.

Cuando los datos ya no sean necesarios deberán ser eliminados. Todo ello sin necesidad de solicitud del titular de los datos.