Libro de Caja

Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra las operaciones al contado que realiza la empresa, es decir, aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.

Lo reflejado en el Libro de Caja tiene que coincidir con lo que hay en la caja física, sino te estaría faltando dinero.  Para saber cuánto dinero hay en caja física hay que realizar un arqueo de caja.

Para saber mas sobre el arqueo de caja se recomienda leer el artículo: El arqueo de la caja.

El Libro de Caja es un libro contable es  muy importante porque permite controlar los valores que recibe y entrega la empresa para luego poder determinar un saldo disponible, que se utiliza para diferentes fines:

• En finanzas, para saber qué cantidad hay disponible para realizar las transacciones. Además de administrar los recursos financieros de la empresa.
• En tributación se utiliza para dar fe al pago de los tributos.
• En contabilidad su eso está relacionado con el registro ordenado de los cobros y pagos de efectivo y los equivalentes de efectivo.

Para que el Libro de Caja tenga validez legal, es necesario legalizarlo ante un Notario Público o un Juez de Paz, antes de comenzar a registrarlo.

Están obligados a llevar Libro de Caja, todas las empresas jurídicas y las personas naturales cuyos negocios tengan unos ingresos brutos por 100 U.I.T (Unidades Impositivas Tributarias). 

Para ampliar la información acceder a ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?

Para ampliar informacion se recomienda leer el siguiente artículo: ¿Tienes Dudas en la Realización de los tramites de los Libros Contables?

Estructura

El formato gráfico del Libro de Caja es la versión ampliada de una ficha del Libro Mayor en contabilidad, aunque tiene que estar más detallada y con la única diferencia de que hay que calcular el saldo después de cada operación.

• N.º de recibo: Nombre o código para identificar la factura o recibo.
• Fecha de la transacción.
• Debe: los cobros son las cantidades que se han cobrado a terceros, bien por las cantidades vendidas o por los servicios prestados.
• Haber: cantidades abonadas a terceros por obligaciones contraídas.
• Código: código contable de la cuenta con la que comparte asiento, la cuenta de Caja o Bancos.
• Asiento: relación con el libro diario de contabilidad, en él se indica el número de asiento con el que se corresponde.
• Observaciones: breve descripción de a lo que corresponde cada cobro o cada pago.
• Saldo: el saldo se calculará para cada una de las transacciones al final de cada fila. El saldo es un dato muy importante porque indica la disponibilidad real, que tiene la empresa, después de la correspondiente ficha.

Para saber más sobre el Debe y el Haber se recomienda leer el articulo ¿Cómo rellenar un asiento contable y no morir en el intento?

Las anotaciones registradas en el libro caja, al término del mes deben ser trasladadas al libro principal DIARIO mediante dos formas:

• Mediante dos asientos: uno por los INGRESOS y otro por los GASTOS.
• Cuando ya se tiene dominio del Libro Caja, se puede realizar un solo asiento: Cargando a las cuentas del HABER y abonando a las cuentas del DEBE. Para cumplir el principio de la PARTIDA DOBLE, donde el DEBE es igual al HABER, se completará con el registro de la cuenta 101 Caja registrando lo que falte para cumplir con la PARTIDA DOBLE.

El registro del libro de caja tiene un registro, igual que el libro mayor, de partida doble, es decir el debe se tiene que anotar en frente del haber.

• El DEBE, ocupa la parte izquierda del libro.
•  El HABER, ocupa la parte derecha del libro.
• En la parte superior se anotan el mes y el año a que corresponde al apunte que se está registrando.

Forma de anotar en el libro

En el DEBE; se anota cuando el dinero ingresa.

En el HABER, se anota cuando el dinero sale.

En ambos casos se registrar con el nombre de la cuenta, que ha dado origen el ingreso o la salida de dinero.

Saldo del libro caja

El Libro de Caja siempre presenta SALDO DEUDOR, es decir, que los ingresos son mayores que los gastos y al decir ingresos lo estamos considerando sumado con el saldo inicial.

En algunos casos CAJA no tendrá SALDO, pero JAMAS TENDRA SALDO ACREEDOR ya que no puede salir más dinero del que hay.

Saldo inicial de caja

Es el importe de dinero con el que se inicia el mes; o el ejercicio económico; si es al inicio del ejercicio económico.

Este saldo debe ser el indicado en el Inventario Inicial en la subcuenta 101 Caja.

Si es al inicio del nuevo mes; este debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior.

IMPORTANTE: El saldo inicial se anota en el debe y al inicio de las operaciones

Saldo de cierre o saldo final de caja

Viene a ser el importe de dinero con el que finaliza el mes o el ejercicio económico.

Si se trata de la terminación del mes, este debe ser igual al saldo inicial del mes siguiente.

Si se trata de la terminación del ejercicio económico; este debe ser igual al que indica el Balance General y que también se encuentra en el Inventario Final o de cierre.

Obtención del saldo

El saldo del Libro Caja se obtiene sumando el DEBE (entradas + saldo inicial) y a ese resultado se le resta las salidas. La diferencia será el SALDO DE CIERRE o SALDO FINAL DE CAJA.

Tipos de Libros de Caja

Existen dos modelos de libro de caja: la caja italiana y la caja americana.

La Caja Italiana

• Es una caja considerada de registro simple.
• Es utilizada por pequeñas empresas o trabajadores independientes que generan rentas de baja cuantía.
• Se caracteriza porque la magnitud de sus ingresos o gastos/pagos son pequeños.

La Caja Americana

• La Caja Americana también es conocida como Caja Tabular.
• Se registran las entradas y salidas de dinero, cheques u otros documentos valorados.
• La Caja Americana o Tabular es más utilizada que la Caja Italiana.