Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

El libro registro de provisiones de fondos y suplidos es un libro contable que deben llevar los autónomos y empresarios que reciban provisiones de fondos (entregas a cuenta) y paguen suplidos de sus clientes (gastos pagados por cuenta de los clientes).

Este Libro debe rellenarse para cumplir con las obligaciones con el IRPF.

Para descargar el Modelo del Libro Registro de Fondos y Suplidos haga clic aquí.

Antes de enseñar la estructura del Libro, se explicará que son las provisiones de fondo y que son los suplidos.

¿Qué son las provisiones de fondo?

La provisión de fondos es un adelanto que un profesional recibe de su cliente para iniciar la prestación del servicio.

IMPORTANTE No hay que confundir las provisiones de fondo con el anticipo ni con los gastos suplidos, aunque guarden similitudes.

Su finalidad es cubrir gastos y contingencias del profesional que presta el servicio.

Por lo común, se suele solicitar un 50% del total, aunque en algunos casos puede ser el total remuneración del profesional.

La provisión de fondos no está sujetos a Retención ni a IVA y no existe obligación de emitir factura por las provisiones de fondos recibidas, siempre que dichos importes tengan este destino.

¿Qué son los gastos suplidos?

Los gastos suplidos son un gasto que corresponde al cliente, pero que paga el profesional por agilizar trámites.

Los gastos suplidos se justifican con una factura a nombre de la persona a quién corresponden (no a nombre del que los paga). Se debe identificar en la factura como suplido. Ese gasto se incluye por el total.

Los gastos suplidos al no formar parte de la base imponible no están sujetos a IVA ni a Retención.

¿Qué son los anticipos?

Los anticipos es el pago o el cobro de una operación en un momento anterior a la entrega de la mercancía o a la prestación del servicio. Es decir, el anticipo se produce antes de la realización de la operación principal.

Los anticipos están sujetos a retención e IVA.

Estructura

Este libro debe registrar:

• Número de Registro: la referencia de la operación anotada
• El Número de factura o recibo: la referencia de la factura en el que la operación esté reflejada.
• La fecha de la operación: la fecha en la que se haya realizado la entrega a cuenta o anticipado el gasto del cliente.
• El tipo de operación: Indicar si se trata de una provisión de fondos o suplido.
• Los datos del Cliente: Nombre y apellidos, o razón social del pagador de la provisión o del perceptor del suplido.
• El importe de la operación: indicado con el signo positivo en las operaciones de provisión de fondos, y con el signo negativo en las de los suplidos.

IMPORTANTE Como provisiones de fondos se deben registrar los importes de las facturas correspondientes a entregas por parte de clientes. Como suplidos se registran los importes de las facturas correspondientes a facturas pagadas en nombre de clientes.

¿Quién esta en la obligacion de llevar este Libro?

Los contribuyentes que ejerzan actividades profesionales cuyo rendimiento se determine en régimen de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, están obligados a llevarlo. Y son:

• Autonomos   
• Profesionales

¿Cuánto tiempo debo almacenar el registro en la empresa?

La ley tributaria, en el artículo 66, dice que todos Los contribuyentes deben conservar todos los justificantes, facturas y todos los demás documentos acreditativos de las operaciones de ingresos y gastos reflejados en los libros durante el plazo máximo de prescripción de 4 años y exhibirlos ante la Administración tributaria cuando sean requeridos para ello.

Para saber más, se recomienda acceder a el siguiente articulo: ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?