El libro de actas es un libro contable de la sociedad que agrupa las actas de las juntas o reuniones que se producen entre los socios de una Sociedad Mercantil durante el ejercicio económico.
¿Qué estructura tiene el Libro de actas?
Según el artículo 26 del Código de Comercio es obligatorio que las sociedades mercantiles tengan un libro de actas. En él se recogen todas las actas de las juntas de la sociedad y los acuerdos a los que se llegan en ellas.
El libro debe contener los datos pertenecientes a la convocatoria y la constitución del órgano, los asuntos debatidos, las intervenciones, acuerdos alcanzados y resultados de las votaciones que hayan solicitado constar en el libro de actas.
¿Qué debe contener cada una de las actas?
Según el artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil el contenido de cada acta debe ser:
- Lugar y fecha de la celebración de la reunión, además de la forma en que ha sido convocada.
- El orden del día, o lo que es lo mismo, los puntos que van a tratar a lo largo de la junta convocada.
- El número de participantes que han asistido, así como los representantes de los socios que no están presentes.
- Un resumen que contenga los asuntos debatidos.
- Los acuerdos alcanzados.
- Cuál ha sido el resultado de las votaciones.
- La aprobación del acta.
Normas para rellenar el libro de actas
- Las actas deben escribirse con claridad y deben estar colocadas por orden de fechas.
- Si hay omisiones o errores, deben salvarse.
- No pueden contener espacios en blanco, raspaduras o interpolaciones.
- Quedan excluidos los símbolos y abreviaturas, a excepción de los definidos por la normativa mercantil.
Conservación del Libro de actas
El libro de actas se conserva durante 6 años, aunque la actividad haya cesado o el empresario haya fallecido; en este caso, los herederos deberán custodiarlos. En el caso de que la sociedad se haya liquidado, los liquidadores custodiarán el libro de actas durante el tiempo indicado por ley.
Para más información se recomienda leer el artículo: ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?
Plazo para presentarlo
La presentación de los libros para su legalización en el Registro Mercantil que corresponda, será el situado en la provincia donde la empresa tenga declarada su sede. El Registro anotará la presentación de este libro y además, lo sellará, para dar autenticidad y validez legal a el mismo.
Este proceso incluye dos periodos de legalización:
- Legalización a priori, será necesario presentar los libros antes de registrar cualquier información.
- Legalización a posteriori, las presentaciones deben realizarse dentro de los cuatro meses tras haber cerrado el ejercicio.
Se recomienda leer el siguiente artículo: ¿Tienes Dudas con la realización de trámites de los libros contables?
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