Cuentas anuales

Las Cuentas Anuales son los documentos que recogen la información financiera y pretenden cubrir las necesidades de los usuarios en un proceso de toma de decisiones económicas.

La información contenida en las cuentas anuales va dirigida a aquellas personas que por cualquier motivo tengan relación con la empresa que las deposite y por tanto tengan interés en conocer la situación y marcha de la misma.

Las Cuentas Anuales se elaboran cada doce meses, salvo en casos puntuales (disolución de la empresa) y deberán están firmadas por un administrador que responde sobre la veracidad de los datos que contienen.

Permiten evaluar, de forma global, el estado del negocio y también la evolución que ha sufrido en el último año.

Utilizando las Cuentas Anuales, la empresa puede compararse con sus competidores y hacerse una idea de qué lugar ocupa dentro de su sector.

 

Para descargar el Modelo de Cuentas Anuales Ordinarias pulse aqui.

Para descargar el Modelo de Cuentas Anuales Abreviadas pulse aqui.

¿Cuántos documentos componen las Cuentas Anuales?

Las Cuentas Anuales están compuestas por diferentes documentos. A continuación, se explica cada uno de ellos:

El Balance

El Balance es un esquema en el que se proporciona información de dos tipos:

• Bienes: todo lo que compone el patrimonio de la empresa y los derechos de cobro. Estos son los activos de la empresa.
•  Obligaciones: pagos o deudas con proveedores, entidades de crédito o terceros. Esto forma parte del pasivo en el que también figuran los fondos propios.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias aporta información sobre el resultado económico de la empresa durante ese ejercicio. Se calcula con al diferencia entre los ingresos obtenidos y los gastos soportados.

• En ganancias incluye: ventas o prestaciones de servicios, subvenciones, ingresos financieros…
• En pérdidas o gastos: adquisición de aprovisionamiento, gastos de personal, suministros, gastos bancarios…

El estado de cambios del patrimonio neto (ECPN)

En el Patrimonio Neto se recogen las ampliaciones de capital, el reparto de dividendos, los resultados de ejercicios anteriores, las reservas…; así como las subvenciones y correcciones de errores.

Estado de flujos de efectivo (EFE)

Este documento muestra el efectivo que ha sido generado y aprovechado en las actividades operativas, inversión o financiamiento de la empresa.

Memoria

La Memoria es un informe que completa, amplía y comenta el contenido del resto de documentos que integran las Cuentas Anuales.

¿Quién está obligado a presentar las Cuentas Anuales?

Las empresas deben presentar, una vez al año, sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Están obligadas:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Sociedades extranjeras con sucursal en España.
• Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
• Fondos de pensiones.
• Cualquier empresario que tenga obligación de publicar sus Cuentas Anuales.

Tipos de Cuentas Anuales

Según el tamaño de la empresa y la información que se ofrezca, existen cuatro tipos de cuentas:

Cuentas Anuales ordinarias

Se incluyen los cinco documentos: El Balance, La Cuenta de Perdidas y Ganancias, El Estado de cambios del Patrimonio Neto, El Estado de flujos de efectivo y la Memoria. 

Cuentas Anuales Abreviadas

Para poder formular el balance, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, se tiene que cumplir al menos 2 de los siguientes requisitos, durante dos ejercicios consecutivos:

• No superar los cuatro millones de euros en el total de las partidas del activo.
• No superar los ocho millones de euros en el importe neto de su cifra anual de negocios.
• El número medio de trabajadores durante el ejercicio no supere a cincuenta.

Para poder formular la cuenta de pérdidas y ganancias en su formato abreviado, las empresas tienen que cumplir al menos 2 de las siguientes circunstancias, durante dos ejercicios:

• No superar los once millones cuatrocientos mil euros en el total de las partidas del activo.
• No superar los veintidós millones ochocientos mil euros el importe neto de su cifra anual de negocios.
• No superar los doscientos cincuenta trabajadores como media durante el ejercicio.

No existe un estado de flujos de efectivo en modelo abreviado.

Pyme

Las pymes pueden usar cualquiera de los dos modelos anteriores o un modelo específico de cuentas anuales para pymes.

Microempresas

Es la versión de las Cuentas Anuales más sencilla que existe.

Plazos y fechas de las Cuentas Anuales

El empresario o los Administradores cuentan con un plazo máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio social. 

 

Para ampliar la información acceder a ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?

Las cuentas anuales se aprueban por la junta general. Estos se reúnen dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio, para aprobar las cuentas del ejercicio anterior.

Se presentan en el Registro Mercantil del domicilio social de la empresa, en el plazo de 1 mes desde el momento en el que se han aprobado, es decir, si las cuentas se han aprobado el día 30 de junio, se tienen que depositar el día 30 de Julio.

 

 Formas de presentar las Cuentas Anuales

Existen tres procedimientos para la presentación de las Cuentas Anuales: 

Presentación en papel

En el Colegio de Registradores están disponibles los formularios que hay que cumplimentar en formato PDF.

Presentación Digital

Las cuentas se presenta en fichero almacenado en un soporte informático (CD o DVD)o bien por teleproceso. Del fichero se genera una huella digital mediante la cual se accede al contenido. La huella garantiza que el contenido no ha sido modificado. 

 

El Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España distribuye gratuitamente el programa D2.

 

Este programa permite la introducción manual de los datos o la importación de ficheros. También generar los documentos para su impresión. Una vez cumplimentados los documentos, se genera el depósito digital, previa validación de la información, y se imprime la instancia de presentación por duplicado y la huella digital. Se graba el fichero en el soporte elegido y se presenta.

 Presentación telemática

Las cuentas se envian con la firma electrónica de la persona que certifica la aprobación, si dispone de ella. En caso contrario, habrá que generar la huella digital y remitir el fichero con el certificado de firma digital presentador. La huella y el resto de la documentación se presentará en papel en el plazo de 15 días desde la remisión del fichero.

Para poder realizar este procedimiento es necesario ser estar abonado y poseer un certificado de firma digital. Para abonarse basta entrar en la dirección www.registradores.org y pinchar la opción "abonarse".

¿Qué ocurre si no se presentan?

Si no se depositan las cuentas anuales, las empresas se enfrentan a unas sanciones.

Según el artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital las sanciones oscilan entre 1.200€ a 60.000€. Cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000€ el límite de la sanción para cada año de retraso se elevará a 300.000€.

El importe de la sanción depende de las dimensiones de las sociedades, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas del último ejercicio declarado a la Administración tributaria.

Si se depositan las Cuentas Anuales fuera de plazo pero antes de que se inicie el procedimiento sancionador, la sanción se impondrán en su grado mínimo y vendrá acompañada de una reducción del 50%.

¿Cuál es el Método para la imposición de sanción?

1.  La sanción será del 0,5% del importe total de las partidas de activo, más el 0,5% de la cifra de ventas de la última declaración presentada a la Agencia Tributaria.
2. Con carácter subsidiario – si no se aporta la declaración del punto anterior- la sanción se cuantifica sobre el 2% del capital social, según los datos de que disponga el Registro Mercantil.
3.  En caso de que se aporte la declaración tributaria y la sanción resultante del cálculo del punto 1 supera el 2% del capital, se aplicaría con un reducción del 10%.