Libro de efectos comerciales a pagar

En el Libro de efectos comerciales a pagar se anotan los efectos comerciales (letras, cheques, pagarés…) que se deben pagar a los proveedores o acreedores para poder saber en todo momento las cantidades que la empresa adeuda. Es un libro voluntario o auxiliar.

Este registro se puede llevar en un libro o bien en fichas, dedicando una ficha para cada mes del año, y la suma por periodos mensuales o inferiores al mes se pasará al libro diario con el nombre de «Proveedores, efectos comerciales a pagar».

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¿Qué son los efectos comerciales?

Los efectos comerciales sirven para dejar constancia de una deuda por escrito, detallando las condiciones por las que se rige en un acuerdo entre la parte que emite la deuda y de la que la acepta.

¿Qué sujetos que intervienen en un efecto comercial?

• Librado: O deudor. Es la persona que se compromete a pagar la suma de dinero.
• Librador: O beneficiario. Persona que emite el efecto comercial y tiene el derecho de cobro de la deuda. Suele corresponder con la persona que lo descuenta.
• Tomador: En caso que el librador decida endosar el efecto comercial, el tomador sería la persona o entidad a la que se le endosa el título de crédito.

Tipos de efectos

• Efecto comercial descontado: Esta operación consiste en la entrega de efectos comerciales a una entidad de financiación que anticipa el importe del valor del efecto cobrando por ello.
• Efecto comercial en gestión de pago: Importe correspondiente a los efectos comerciales que han sido enviados para su pago a la fecha de vencimiento.
• Efectos comerciales impagados: Importe correspondiente a efectos comerciales que han sido devueltos por el cliente en la fecha de vencimiento.
• Efecto comercial en cartera: Saldo correspondiente a los derechos de pago que están documentados en efectos comerciales.

La estructura del libro de efectos comerciales a pagar es:   

• Fecha de emisión o acepto: es la fecha que indica el día que se libró esa orden de pago
• Beneficiario: quien tiene en su poder el documento y, por tanto, la persona a la que corresponde percibir su importe.
• Vencimiento: es la fecha limite en la que se puede pagar
• Importe: expresado en números, es la cifra que hay que pagar
• Domicilio bancario: es como se denomina al pago automático de recibos, gastos, compras, financiación y similares de un sujeto personal o mercantil.
• Observaciones:
• ¿Pagado?: Si el documento esta pagado o no

Conservación

Los artículos 28 de la Ley 962 de 2005 y 60 del Código de Comercio señalan que las entidades o personas naturales deberán conservar sus libros y papeles por un período de 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Para ampliar información sobre la conservación de los documentos se recomienda leer el siguiente articulo: ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?