¿Tienes Dudas con la realización de trámites de los libros contables?

A continuación, se explicará las dudas más comunes que surgen con los libros contables:

1.- ¿En qué consiste la legalización?

La legalización de los libros consiste en “precintar” la contabilidad para evitar que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio.

El Reglamento del Registro Mercantil y el Código de Comercio indican que los empresarios deben presentar los libros contables en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio fiscal, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro.

2.- ¿Quiénes deberán presentar los libros?

Deberán presentar los libros:

• Los empresarios individuales (sólo los que realicen actividades empresariales acreditándolo mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).
• Las sociedades mercantiles, siempre que estén inscritas en dicho Registro.
• Las Cooperativas que operen en su Comunidad Autónoma.

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

• Los autónomos profesionales.
• Las sociedades civiles.
• Las Comunidades de Bienes.
• Las Herencias Yacentes.
• Las Cooperativas de ámbito estatal.

3.- ¿Qué libros se deben presentar?

• El libro Diario.
• El libro de Inventario y Cuentas Anuales.
• El libro de Actas de las Juntas.
• El libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad Limitada.
• Para sociedad unipersonal, el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
• Los libros auxiliares y otros que lleven los empresarios en el ámbito de su actividad.

4.- ¿Cuál es el plazo para la legalización de los libros?

El Código de Comercio establece que los empresarios y sociedades deben legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio contable. Esto quiere decir que una entidad tenga la fecha de cierre de ejercicio con la finalización del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad de plazo.

No podrán legalizarse, a partir del 29 de septiembre de 2013, libros en blanco para su posterior utilización ya sean encuadernados o formados por hojas móviles. Tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.

5.- ¿Qué ocurre si se me pasa el plazo?

Los motivos más usuales que una Sociedad o un Empresario pueden tener para no legalizar los libros contables en plazo o ni siquiera hacerlo, pueden ser:

• No tener la contabilidad cerrada por falta de algunos apuntes concretos. Aunque parezca que el plazo desde el 31 de diciembre hasta el 30 de abril es grande,algunas veces no es suficiente para cerrar todo.
• No tener certeza sobre si lo que hemos presentado será lo correcto.
• Preferir esperar a la fecha del depósito de cuentas para que los libros y las cuentas anuales no presenten saldos diferentes.

La legalización de los libros contables fuera de plazo, en base no supone ningún tipo de sanción ni por parte del Registro ni en el ámbito fiscal.
 

El artículo 333 del Reglamento del Registro mercantil en su punto 3 establece lo siguiente:

“En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones”.

Existe una opinión generalizada de que, si una empresa está al día en su contabilidad y cumple con sus obligaciones fiscales, la falta de legalización de los libros contable, por sí sola, es difícil que suponga una infracción tributaria, a no ser que se sume a otros posibles incumplimientos contables.

6.- ¿Se pueden rectificar libros ya legalizados? 

Se puede dar el caso de que una vez legalizados los libros se detectara un error. Entonces se deberá crear un fichero de rectificación en el que se incluirá un archivo donde el órgano de administración dará cuenta del error cometido, y se adjuntará con un archivo rectificado con los datos correctos.

7.- ¿En qué Organismo se presentarán los Libros Contables?

Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa. Ver direcciones de Registros Mercantiles.

En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

Sociedades cooperativas: este tipo de entidades legalizarán sus libros societarios ante el área o dependencia de Trabajo y Asuntos Sociales de la Delegación o Subdelegación del Gobierno correspondiente al domicilio social.

8. Forma de presentar la documentación 

Para presentar los libros telematicamente 

Tener los certificados electrónicos reconocidos y válidos para poder realizar el envío.

• Abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores. Al darse de alta, el usuario acepta una serie de condiciones y tiene que rellenar una serie de datos (nombre, domicilio, datos bancarios).
• Los libros se generan con el programa Legalia.

Una vez recibidos los libros en el Registro, se procederá a su tratamiento y se le entregará, vía telemática también, una acreditación de haber procedido a su legalización en la fecha que se indique en su presentación, si está todo correcto. O bien, se le hará saber del mismo modo que la presentación se ha calificado como defectuosa.

Presentación presencial en papel

Se obtiene una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual detallará los libros que presente a legalizar, en dicha instancia deberá constar datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presenta a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre todo y obligatorio sello de la sociedad. 

Deberá además abonar la tarifa correspondiente, que variará en función del número de libros que se presenten.

Presentación presencial en Soporte Magnético (CD)

La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utililidad o bien utilizando el programa «Legalia». 

El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. 

Se presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro.