Los procesos relacionados con el tratamiento de la correspondencia son:
- Entrada de documentos
- Elaboración
- Salida
La Entrada de Correspondencia
La Entrada de la Correspondencia es la recepción de documentos que son recibidos mediante correo, fax, telégrafos, mensajería, etc. Las fases que componen la entrada de la correspondencia en la empresa son:
Recepción
Cuando llega correspondencia a la empresa, el primer filtro, lo realiza la persona encargada de recibir el correo, consistirá en comprobar su estado e informar de sus factibles daños a efectos de reclamaciones.
Registro
A cada correo recibido se le asignara un numero correlativo. Se utiliza generalmente un sello con los datos básicos del registro de entrada. Cuando finalice el proceso de numeración, se procederá a su anotación en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Para saber más sobre el Libro Registro de Entrada de Correspondencia haga clic aquí.
Clasificación
Una vez registrada la correspondencia, se procederá a la clasificación del correo. Antes de abrir el correo debe tenerse en cuenta que existen comunicaciones privadas, lo que vendrá indicado (privado, confidencial, reservado, personal, a la atención de...) y no se abrirán, sino que se entregaran a la persona a la que va dirigido.
Se abrirá el resto de correspondencia y se leerá la información. Y a continuación se comprobará que viene adjuntada la documentación indicada.
Distribución
A continuación, se distribuirá entre los destinatarios, teniendo en cuenta que:
- Primero se entrega la correspondencia "urgente" y después el resto.
- Las comunicaciones privadas deben entregarse en mano.
- Cuando un documento pueda afectar a más de un departamento, se deberá realizar una fotocopia para cada uno de ellos, repartiendo el original al departamento destinatario y las fotocopias al resto.
La Elaboración de la Correspondencia
La elaboración de la correspondencia se realiza en el departamento que está en relación con el asunto de que se trata.
La correspondencia tiene que tener al menos una copia que quedara en el archivo del remitente.
Los documentos definitivos deben de llevar firma que se responsabiliza de los mismos.
Una vez firmada esta lista para su expedición o salida.
Normas para la elaboración de la correspondencia
- Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa.
- Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible (sencillo y directo) para los ciudadanos.
- Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen cabida en el lenguaje administrativo.
- En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título.
- Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administración.
- En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se incluirán instrucciones claras y concisas.
- El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la dirección postal completa, número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse en contacto.
- Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atenderá a la forma femenina de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados, desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.
- Los documentos básicos de información deberán contar con versiones simplificadas para personas con discapacidad intelectual o problemas de comprensión escrita.
- La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominación completa. Se evitarán siempre las abreviaturas.
- En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo los espacios destinados para que rellene el interesado.
- En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanización a la hora de disponer los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar…, así como su posterior archivo.
- Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con márgenes y espacios en blanco… Es decir, que hay que aprovechar aquellos recursos gráficos que nos ofrecen los medios electrónicos e informáticos para el diseño de los impresos.
- Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al destinatario (para la Administración, para el interesado, para el banco, etcétera).
- El número de ejemplares se adecuará a las necesidades objetivas, por lo que se evitarán tiradas excesivas y no justificadas.
Para ampliar información sobre la elaboración de correspondencia se recomienda leer el siguiente articulo: Estructura de los documentos
La Salida de Correspondencia
Recogida
La recogida es importante hacer un recorrido diariamente en busca de la correspondencia a enviar. En algunos organismos se deposita en una bandeja para que sea recogida.
Registro
Al igual que la entrada de la correspondencia, la salida también se anota la fecha de salida.
Enviar
Esta fase se divide en dos partes:
Plegado ,ensobrado y franqueo
Se pliega y se introduce en sobres, teniendo cuidado de no dejar fuera ningún documento anexo. Los datos del destinatario se pueden imprimir en el sobre, escribirlo a mano, con etiquetas adhesivas o disponer de sobres con ventanilla.
El franqueo se puede realizar a través del sello postal, se identifica mediante una impresión que se coloca en la esquina superior derecha del sobre en el lugar del sello postal.
Envio
El envío consiste en hacer llegar la correspondencia al servicio de correos o a agencias de mensajería para que ellos se encarguen de hacerlo llegar a su destinatario.
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