Estructura de los documentos

La estructura de los documentos es la guía para su redacción, ya que si se conocen los apartados que tiene un escrito no habrá dudas a la hora de redactarlo ni se olvidará lo que debe contener.

Los apartados o partes de un documento son:

• Encabezamiento: es el apartado superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, lugar y fecha, destinatario, asunto y referencia.
• Texto: es el apartado central y principal de todo el documento. Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.
• Cierre: Es el apartado inferior del documento y está integrado por las siguientes partes: despedida, antefirma, firma y anexo.

Los apartados que se han mencionado son las más importantes y corresponden a los documentos administrativos más usados.

Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay también los que tienen sólo algunas. A continuación, se explicará cada una de ellas.

Estudio del encabezado

Membrete

Es conjunto de datos que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento.

 Observaciones:

• El membrete puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, número telefónico y de fax u otras referencias de interés.
• Se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres:

1. En el papel A4, a un centímetro y medio de los bordes superior e izquierdo
2. En el papel A5 y en los sobres de carta y oficio, a un centímetro de los mismos bordes.

• En la mayoría de los documentos el membrete se imprime en la parte superior izquierda, puede variar su ubicación en la parte superior central del papel.
• Al membrete se le llama también "timbre".

Lugar y fecha

El lugar y fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración.

Observaciones:

• El lugar y fecha se escribe de dos maneras:

          - Forma de escritura es tradicional: Sevilla, 14 de marzo de 2019
          - Forma de escritura con influencia inglesa: Zaragoza, agosto 15 de 2019

• La denominación del lugar puede suprimirse en los siguientes casos:

          - Cuando el documento se difunde en el interior de una institución que no tiene sucursales.
          - Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete

• Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la fecha hasta que sea revisado y firmado. Una vez revisado y refrendado se añade la fecha utilizando un sello fechador.
  En los documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras: 15 Jun 07,15/06/07, 15-06-07 , 15-VI-07, 07-06-15. 
• Los documentos que se redactan en el período comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adición numérica en el futuro: Murcia, 06 de Agosto de 2007
• La denominación del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del mes se recomienda escribir con minúscula y el año calendario no lleva coma después de la cifra de mil.
• El lugar y fecha no tiene ubicación fija en los documentos: en la mayoría, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.

Destinatario

Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a quien se remite el documento.
Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la resolución, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y los documentos que sí lo llevan no lo redactan de manera similar.

Referencia

La referencia es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan únicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores. Normalmente se usan dos referencias:

• Nuestra Referencia (N/Rfa. :): Se utiliza para citar las iniciales, el nombre y el apellido de quien firma la carta y de quien la transcribe.
• Su Referencia (S/Rfa.:): Se utiliza en la contestación que se hace a un escrito, citando o transcribiendo la referencia que aparece en la carta recibida. Sirve de “guia” al destinatario.

Puede aparecer en las cartas Su escrito (S/Escrito) y Nuestro Escrito (N/Escrito) cuando se escribe la fecha (dd.mm.aa) de la carta escrita. Es muy útil para el archivo por orden cronológico. 

 

Las primeras iniciales se ponen con letras en mayúsculas y las de quien la ha escrito en minúsculas, separadas con una barra, como deferencia al responsable del contenido, que es quien firma.

Observaciones:

• Cuando se requiere indicar en la referencia dos o más antecedentes, éstos se mencionan en orden cronológico: de mayor a menor antigüedad
• A veces la referencia reemplaza al asunto. Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del asunto
• La escritura de las palabras "asunto" y "referencia" debe uniformizarse con la del tratamiento del destinatario.
• Si el documento que sirve de antecedente no tiene código, en la referencia del que se redacta se señala solamente el nombre y la fecha simplificados del citado documento.

Estudio del texto

El texto es la parte principal de todo documento; comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmita.

Características básicas del texto

El texto del documento debe reunir las siguientes características básicas:

• Claridad: El documento debe ser claro, inteligible, de fácil comprensión. Se debe buscar que las ideas expuestas lleguen al lector con suma facilidad.
• Integridad: La comunicación debe contener y desarrollar las ideas referidas al tema o asunto que se transmite, es decir, que la información que se proporcione debe ser completa y coherente.
• Brevedad: El documento debe ser breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa.
• Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. El documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarquía del destinatario.
• Corrección: Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni de ortográfica.

Etapas de la elaboración del texto

La elaboración del texto comprende las siguientes etapas:

• Concepción: Es la etapa inicial en la elaboración del texto. Se realiza en forma mental, y permite formarnos una idea, la más aproximada posible de lo que será nuestro texto.
• Recolección de Datos: Una vez que se tiene la idea del documento a redactar, se procede a reunir todo el material y la información necesaria. En la recolección de datos la información que se reúna debe proceder de fuentes confiables. 
• Bosquejo Sintético de Ideas: Se hace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales ideas que contendrá el documento. Este bosquejo es el esqueleto del documento.  
• Elaboración del Borrador: Una vez que las ideas han sido bosquejadas, se empieza la elaboración del borrador. Este desarrollo requiere de toda nuestra experiencia, capacidad, conocimientos y creatividad para lograr el texto que deseamos.
• Evaluación del Borrador: La evaluación del borrador se desarrolla en dos momentos:

1. En primer lugar, el borrador es sometido a varias preguntas para verificar si el texto que acabamos de elaborar reúne las características vitales de claridad, integridad, brevedad, cortesía y corrección.
2. En segundo lugar, el texto es sometido íntegramente a una lectura atenta en voz alta y de corrido; y si no se puede en voz alta, deberá leerse en forma silenciosa, pero tratando de reproducir mentalmente nuestra entonación.

• "Pasado en Limpio" del Borrador: El borrador, una vez evaluado con seriedad, es "pasado en limpio", o sea, transferido a otra hoja.

Pero esta acción debe realizarse con sumo cuidado, porque hay quienes en esta etapa vuelven a cometer errores.

Por último, la persona que firmará el documento, deberá leerlo una vez más, con mucha atención y concentración, para estar plenamente seguro que lo que va firmar no tiene errores que podrían dañar su prestigio.

Estudio del cierre

Despedida

Se utiliza una frase corta. Las despedidas más usadas son:

• Atentamente
• Muy atentamente
• Les saludamos atentamente
• Reciban un cordial saludo

Hay documentos que no llevan despedida, tales como la resolución, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud y el convenio.

Antefirma

Contiene la razón social de la empresa y el cargo de quien firma. Si este no figurase aquí, se podrá escribir a reglón seguido del “firmado”

Firma

La firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento. Debajo de esta se escribe el nombre y apellidos de la persona que firma y se antepone la abreviatura de firmado.

Observaciones:

• La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus copias, en las cuales se estampará su sello.
• Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo de la hoja el de mayor Jerarquía, o si son del mismo nivel jerárquico, el más antiguo en el cargo; y si son de la misma antigüedad en el cargo, firma en ese lado, el que mayor participación ha tenido en la actividad o asunto que se Informa. Cuando los firmantes son más de dos, firman uno a continuación de otro, teniendo en cuenta su jerarquía, antigüedad en el cargo y/o el grado de intervención en la labor o gestión efectuada.

Anexo 

Son objetos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en consideración uno de los siguientes criterios:

• La antigüedad de los objetos o documentos (de mayor a menor antigüedad);
• La importancia que tienen;
• El orden en el cual aparecen citados en el documento al que acompañan;
• El orden en el que los requieren algunas instituciones, por ejemplo, en sus reglamentos o bases de concurso.

Observaciones:

• Cada objeto o documento que se acompaña lleva una inscripción integrada por la palabra "anexo", con mayúsculas, y el número que se le asigna en el ordenamiento respectivo. Los documentos la llevan en la parte superior derecha de la primera página. Por ejemplo: ANEXO 01 
• Los documentos que se adjuntan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se ponen en una carpeta y luego se envían conjuntamente con la comunicación a la cual acompañan.