El Arqueo de Caja es el recuento de todas las transacciones de dinero en un periodo determinado. Este recuento tiene como principal propósito comprobar si se ha contabilizado todo el dinero recibido y si el saldo que muestra se corresponde con el efectivo existente dentro de la caja registradora.
A veces no coinciden los datos por muchos motivos: errores de suma, monedas caídas, anotaciones pendientes, etc. Si a pesar de revisar las anotaciones y los justificantes no hay concordancia entre ambos saldos, habrá que realizar un asiento de ajuste entre el saldo contable y las disponibilidades líquidas reales.
El Arqueo de Caja sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada a diario por el encargado de la caja, los auditores internos o ejecutivos.
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¿Cómo se realiza un arqueo de caja?
- Recibir delegación de la autoridad competente (gerente o supervisor) para efectuar el arqueo respectivo.
- Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoría.
- Clasificar el dinero en billetes, monedas y cheques.
- Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, autorización y el valor correspondiente.
- Realizar una suma total del valor del efectivo y de los comprobantes.
- Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese.
- Preparar el acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas. Ésta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios.
El acta de arqueo deberá tener, al menos, los siguientes datos:
- Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo.
- Determinación del alcance del examen.
- Detalle de los documentos y valores encontrados y presentados.
- Establecimiento de cualquier diferencia, si las hubiese.
- Declaración de conformidad y firmas de legalización y de testigo.
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¿Cómo se calcula el arqueo de caja?
El Arqueo de Caja resulta de calcular la diferencia entre el saldo de caja y el efectivo disponible en la caja.
Esta diferencia se calcula a partir de las siguientes variables:
- VD: suma de ventas diarias
- CEF: efectivo al momento del cierre
- CEI: saldo inicial de la caja
- VO: pagos mediante el resto de medios habilitados
- OG: salida de dinero para otras partidas de la empresa
- D: descuentos
- CC: ventas a crédito
Según las variables anteriores, la fórmula matemática que deberíamos aplicar es:
VD= CEF + CEI + VO - OG - D – CC
Basándonos en la fórmula matemática planteada en el punto anterior. cuando se realiza el recuento de efectivo, el resultado puede arrojar tres situaciones diferentes:
- El dinero en la caja coincide con el saldo de la cuenta de caja.
- El dinero resultante del arqueo es inferior al saldo de la cuenta de caja (faltante). Puede ser ocasionado por:
- Se realiza una devolución de dinero a los clientes, superior a lo que debería ser.
- No se están teniendo en cuenta otras salidas de dinero para compras u otros gastos del negocio.
- Se pierden comprobantes de pago.
- Descuentos otorgados a los clientes que no son registrados.
- Ventas a crédito o por plazos.
- Por robo.
- Un valor de arqueo de caja mayor que el reportado (sobrante), aunque esto no parece un problema para el negocio podría estar indicando otro tipo de fenómenos como:
- Se está entregando menos cambio o devolución de dinero.
- Algunos ingresos recibidos por el cajero no son contabilizados.
- Se está cobrando un valor de más por las compras realizadas.
