¿Cómo rellenar un asiento contable y no morir en el intento?

 Antes de empezar a explicar cómo se hace un asiento contable, se explica algunos conceptos básicos de contabilidad

Todo sistema de contabilidad se compone de dos partes o columnas, en donde tienen sitio el debe y el haber. El debe se ubica en el lado izquierdo y el haber en el derecho.

¿Pero cuál es el objetivo del Debe y el Haber?

• En el Debe se registran todas aquellas transacciones que impliquen que una empresa o una cuenta ingrese o reciba.
• Mientras que el Haber se registrar todas aquellas operaciones que representen la salida o entrega de una cuenta o de la compañía.

Anotar en la izquierda es “cargar” una cuenta y anotar en la derecha es “abonar”.

Teoría del cargo y del abono

En Contabilidad, las cuentas se agrupan en 3 grandes grupos: activo, pasivo y patrimonio neto.

• Cuentas de activo: representan bienes y derechos de la empresa. Ejemplos: el dinero que tiene en el banco, el ordenador o el saldo que nos debe un cliente.
• Cuentas de pasivo: las forman las obligaciones que tiene la empresa con terceros, como por ejemplo el préstamos que tiene que devolver al banco.
• Cuentas de patrimonio neto: son la financiación propia de la empresa. Ejemplos: las aportaciones de los socios, las reservas o el beneficio no distribuido.

Fuente: https://contabilidadgamma.com/

Las cuentas de activo nacen y crecen por el debe y disminuyen por el haber.

Las cuentas de pasivo nacen y crecen por el haber y disminuyen por el debe.

Las cuentas de patrimonio neto nacen y crecen por el haber y disminuyen por el debe.

Los gastos se registran como las cuentas de activo: aumentan por el debe y disminuyen por el haber.

Los ingresos se registran como las cuentas de pasivo y patrimonio neto: aumentan por el haber y disminuyen por el debe.

Las cuatro reglas básicas

1. Las cuentas de Activo nacen y crecen por el Debe y disminuyen por el Haber. Las cuentas de Pasivo y de Neto Patrimonial nacen y crecen por el Haber y disminuyen por el Debe.
2. Las cuentas de Compras y Gastos (grupo 6) funcionan como las de Activo. Las cuentas de Ventas e Ingresos (grupo 7) funcionan como las de Pasivo. Algunas cuentas de descuentos son la excepción.
3. Los asientos contables deben estar cuadrados siempre, es decir, los importes que figuren en el Debe han de sumar lo mismo que los que figuren en el Haber.
4. En el Plan contable encontrarás toda la información que necesitas.

Libro Diario

El Libro Diario es aquel libro obligatorio donde se registran todas las operaciones económicas que ocurren en una empresa en su día a día, siguiendo siempre un orden cronológico.

Para que el Libro Diario sea legal se deben hacer una serie de tramites que seran explicados en el siguiente artículo: ¿Tienes Dudas en la Realización de los tramites de los Libros Contables?

Sera valida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, con la condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes.

Cada anotación que se realiza en el Libro Diario se denomina Asiento. Los asientos se pueden dividir en dos puntos de vista:

Según su forma…

• Asiento simple: solo se registran dos cuentas; una con cargo y otra con abono, ambas por la misma cantidad.

Ejemplo

El banco me cobra 300 euros de comisiones bancarias.

• Asiento compuesto: intervienen dos o mas cuentas en un lado y otras dos o más en el otro.

Ejemplo

El banco me cobra 300 euros de comisiones bancarias y 250 de intereses.

 

Según su contenido…

Los asientos contables según las operaciones que contengan pueden ser: 

• Asiento de constitución: al fundarse una empresa o sociedad.
• Asiento de apertura: al iniciarse un ejercicio económico.
• Asiento gestión: registran las operaciones de la empresa.
• Asiento de periodificación: separan los ingresos y los gastos del periodo actual de los del periodo siguiente.
• Asiento de rectificación: para corregir errores.
• Asiento de regulación: se incluyen los asientos de ajustes y los que se efectúan para centralizar en la Cuenta de Perdidas y Ganancias las cuentas de los grupos 6 y 7.
• Asiento de cierre: para cerrar el libro diario de un ejercicio económico.

La suma de los cargos que recibe un asiento ha de ser igual a la de sus abonos, es decir, el asiento debe quedar cuadrado.

 

Para ampliar información sobre los asientos contables, se recomienda leer el articulo: ¿Como rellenar un Asiento Contable y no morir en el intento? 

Para ampliar la información acceder a ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?

Estructura del Libro Diario

Todo libro diario debe contener, al menos, los siguientes aspectos:

• Fecha de las operaciones: esto es el año, mes y día del registro contable.
• Código de la cuenta afectada: código de la cuenta asignada en el mayor y a la que se esté debitando o acreditando.
• Nombre de la cuenta y descripción de los conceptos: nombre de la cuenta y explicación del registro que se está efectuando.
• Número de asiento: número de registro que se le asigne a las anotaciones contables. También se le conoce como número de comprobante.
• Número de folio en el Libro Mayor: número de página o folio del libro mayor en el cual se contabiliza el movimiento de cada asiento.
• Columnas de Cargos y Abonos: registra los dos tipos de movimientos que puede tener toda operación contable, deber y haber.
• Número de folio Libro Diario: número consecutivo que tiene cada hoja del libro diario.
• Número de línea

El Asiento contable puede tener varios formatos:

Formato americano

Como en cualquier modelo, convienen que aparezcan datos y referencias contables que se refieran tanto al hecho contable que se registra como al asiento en que aparece reflejado contablemente.

Consideraciones en la aplicación del formato americano

• Fecha que ha de figurar. Si se realizan varias operaciones en un mismo día, suele escribirse la fecha completa en el primer asiento del día, y en los posteriores la abreviatura d/d (dicho día).
• Explicación a incluir.  Debe hacerse brevemente y teniendo presentes estas normas: 

- Explicación del asiento en su conjunto o de las anotaciones en cada una de las cuentas.

- Los justificantes de los asientos. Se ha de hacer referencia al documento o justificante donde aparece recogido el hecho.

• Asiento por cada hecho contable o agrupación de hechos contables en un asiento.
• Sumas de las anotaciones en cada página del Diario. Suelen sumarse al final de cada página las columnas del Debe y las del Haber, con la indicación Suma y sigue. Al comienzo de cada página se inscribirá en el renglón Suma anterior y en las columnas de cantidades las sumas a que se haya llegado en la página anterior.

Formato italiano

Se diferencia del anterior en que la columna destinada a representar las cantidades anotadas en el Debe se traslada al lado derecho, delante de la columna del Haber.

Consideraciones en la aplicación del formato italiano

Las consideraciones que se han hecho del formato americano son trasladables al formato italiano, ya que realmente aparecen los mismos datos, pero en orden distinto.

Para descargar la plantilla de Libro Diario Formato Americano pulsa aquí.

Para descargar la plantilla de Libro Diario Formato Italiano pulsa aquí.

Documentación RRHH

La gestión de la documentación de los trabajadores que se incorporan a la empresa comienza con la apertura de un expediente personal, donde se guarda, de forma ordenada, la documentación relacionada con el historial laboral de cada trabajador.

El objetivo de el Departamento de Recursos Humanos es alinear el área o profesionales de RR. HH. con la estrategia de la organización,  lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos y eficaces capaces de llevar al éxito a la empresa.

Las funciones del departamento de Recursos Humanos

• Administración: Las funciones del departamento de RRHH están muy relacionadas con la actividad administrativa:  contratos de contratación del nuevo personal, gestión de recibos de nómina, seguros sociales, etc. Todos los trámites jurídico-administrativos.
• Planificación personal: Es necesario establecer un horario o turno de trabajo para que los trabajadores sepan qué deben hacer y cuándo. Los responsables de la gestión de los empleados es el departamento de RRHH. Se encargarán de establecer los turnos y las funciones de los trabajadores. 
• Control trabajadores: Son los encargados de asegurarse que los trabajadores realizan el trabajo por el que se les ha contratado. Se encargan de llevar un control de los fichajes de los empleados y de asegurarse que trabajan las horas establecidas según el contrato. Realizan informes de absentismo o de horas extras.
• Selección del personal: Se trata de una función elemental en toda compañía, es necesario la incorporación de trabajadores en la plantilla. Dependiendo de las necesidades de la empresa esta actividad puede ser ocasional o ser constante en el tiempo. 
• Relaciones laborales: Tienen la responsabilidad de establecer un buen clima laboral, favoreciendo la comunicación interna de la compañía. Este departamento se encarga de recibir las notificaciones, reclamaciones o sugerencia que tiene los trabajadores con respecto a la empresa o un departamento en concreto. Si hubiera alguna queja o incidencia son los responsables de gestionarla para que el clima laboral sea siempre favorable. El objetivo del responsable de Recursos Humanos es mejorar la satisfacción de los empleados de la empresa.
• Formación: La continua formación y aprendizaje es un valor que se tiene en cuenta en las compañía. 
• Prevención de riesgos laborales: Consiste en evaluar el posible riesgo de los trabajadores asociados a su actividad laboral e intentar que no suceda.

Clasificación 

La clasificación de los documentos generados en RRHH se explicará de acuerdo a las funciones del departamento de RRHH.

Documentos relacionados con la actividad administrativa

Las actividades jurídico-administrativas del departamento comprenden la creación de contratos de los trabajadores, emisión de nóminas, etc. Es la tarea más burocrática del departamento. Destacan los siguientes documentos:

• Contrato de los trabajadores
• Nominas

Documentos relacionados con la gestión de los empleados

La gestión de los empleados es conjunto de medidas que se realizan en torno a las necesidades humanas. Esta tarea se centra en conocer qué función realiza cada trabajador y cuándo tiene que hacerlo. Comprende la Base de Datos de los trabajadores de la empresa. Los documentos son los siguientes:

• Ficha de los empleados
• Control de fichajes
• Gestión de bajas laborales
• Gestión de vacaciones de los empleados

Documentos relacionados con la planificación de personal

Estos documentos ayudan a determinar cuándo debe trabajar cada empleado y a la empresa a saber cuándo dispondrá de la mano de obra. Los documentos son los siguientes:

• Calendario de trabajo
• Turno de los empleados

Documentos relacionados con la Selección de personal

La selección de personal es el proceso que se sigue para la contratación de un empleado. Para cubrir la vacante se evalúan las cualidades, conocimientos, habilidades o la experiencia para cubrir la vacante que demanda la organización. 

 

Los documentos son los siguientes:

• Profesiograma
• CV
• Carta de presentación
• Tests
• Tabla de evaluación
• Ficha de entrevistas
• Contrato
• Manual de acogida o de bienvenida
• Reconocimiento del medico

Documentos relacionados Relaciones Laborales

Estos documentos ayudan a que haya un buen clima laboral. El trabajador envía sus quejas, reclamaciones, sugerencias o notificaciones. Los documentos son los siguientes:

• Formulario de queja
• Formulario de reclamación
• Formulario de sugerencia 
• Notificación

Documentos relacionados Formación

La Formación a es una oportunidad muy atractiva tanto para empresas como empleados. Constituye una importante ventaja para obtener formación de calidad. Los documentos son los siguientes:

• Ficha de matriculación
• Contrato de Encomienda de Organización de la Formación

Documentos relacionados Prevención de Riesgos Laborales

La empresa evalúa el posible riesgo de los trabajadores asociados a su actividad laboral e intentar que no suceda. Los documentos son los siguientes:

• Comunicado de accidente
• Comunicado de riesgo
• Valoración del puesto de trabajo por motivos de salud
• Notificación de agresiones
• Valoración de riesgo de embarazo
• Política de prevención de la empresa.
• Las normas y leyes específicas que afecten a la empresa
• La evaluación de riesgos de la empresa
• Fichas de seguridad de las materias primas
• Libro de registro de las visitas y actuaciones de mantenimiento del instrumental, maquinaria y herramientas de la empresa.
• Procedimientos y protocolos de compra de los materiales y materias primas
• Registro de la formación recibida por los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales.
• Las actas y documentos de interés del comité de seguridad y salud
• El plan de emergencias
• Las actas de los simulacros de evacuación

Documentación Mercantil

La documentación mercantil tiene como objetivo precisar la relación jurídica entre las partes que intervienen en una operación, es decir: los derechos y las obligaciones. Es una prueba para poder demostrar que se ha celebrado el acuerdo y un elemento necesario para la contabilización de estas operaciones. 

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.

Diferencias entre Documentos Mercantiles, Comerciales y de Logística

En un proceso de compra, el consumidor o comprador negocia con el vendedor el precio del producto. En esta etapa nacen unas obligaciones y unos derechos por parte del vendedor y del comprador.

Estas obligaciones y derechos se representan en documentos y pertenecen a la documentación Mercantil.

Una vez comprado el producto, el vendedor está en la obligación de enviar el producto para que llegue al consumidor. Para ello usa una técnica de planificación y gestión de movimientos o flujos de materiales hasta que la mercancía llegue al comprador. A esta técnica se le llama Logística.

La documentación Comercial son aquellos documentos justificantes que se generan desde acuerdo de la compra hasta que el comprador firma el documento justificativo de que ha recibido la mercancía o producto

En conclusión, de una relación mercantil, nace una comercial y una vez adquirida la mercancía, se necesita una logística para que ese producto llegue al consumidor.

Características

La documentación mercantil tiene las siguientes características:

• Respaldan hechos económicos con incidencia patrimonial para el ente.
• Constituyen un medio de prueba por escrito de la relación comercial establecida entre el comprador y el vendedor, en caso de controversias.
• Permiten individualizar la operación que respaldan (Compras, Ventas, Pagos, Cobros, etc.)
• Dan nacimiento al Proceso Contable.

Normas para la elaboración de los Documentos Mercantiles

1. Claridad de escritura: Todo documento se redacta con sencillez para permitir la fácil lectura e interpretación de los términos, signos y números que en ella aparezca. No se permite errores, letras sobrepuestas, enmendaduras, ni agregados confusos; se debe usar una letra clara, los números deben ser perfectos para no dar lugar a dudas. 
2. Numeración: Todo documento debe numerarse previamente (numeración preimpresa), esta es una condición necesaria.
3. Copias: Además del original que es para el cliente, se debe agregar una o más copias, de acuerdo a las necesidades de la empresa, estas copias generalmente se imprimen a diferentes colore y en ellas se señala el destino y posterior archivo.
4. Escritura de cantidades: Las cantidades totales se refieren al valor de archivos, productos, se deben escribir en números y letras.
5. Subrayado: Los totales de las sumas en facturas, notas de débito, notas de crédito, papeletas de depósito, etc. Deben subrayarse con dos líneas paralelas horizontales.
6. Espacios en blanco: los espacios en blanco que quedan después de la escritura de las cantidades. Deben llenarse utilizando líneas de tal manera que no pueda agregarse nada.
7. Rectificaciones: cualquier error cometido, ya sea en el nombre o de la cantidad no se corrige borrando, se anula el documento y se procede a elaborar uno nuevo.

Conservación

Según el artículo 67 del Código de Comercio, los comerciantes tienen la obligación de guardar toda la documentación probatoria de las anotaciones contables de su empresa, durante 10 (diez) años a contar de la fecha de emisión de los mismos.

Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza.

Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisión.

Para ampliar información acceder a ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?

Clasificación

Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:

1. Documentos Negociables: son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y además pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los mas utilizados son:

• Cheque
• Letra de Cambio
• Acciones de una Sociedad Anónima
• Pagare

1. Documentos No Negociables: Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. Los mas utilizados son:

• Nota de Debito
• Nota de Credito
• Recibo
• Vale de Caja
• Vale de Pago
• Factura
• Nota de Remisión
• Nota de Abono
• Albaran
• Pedido