El libro registro de
provisiones de fondos y suplidos es un libro contable que deben
llevar los autónomos y empresarios que reciban provisiones de fondos
(entregas a cuenta) y paguen suplidos de sus clientes (gastos pagados
por cuenta de los clientes).
Este Libro debe rellenarse para
cumplir con las obligaciones con el IRPF.
Para descargar el Modelo
del Libro Registro de Fondos y Suplidos haga clic aquí.
Antes de enseñar la estructura
del Libro, se explicará que son las provisiones de fondo y que son los suplidos.
¿Qué son las provisiones de
fondo?
La provisión de fondos es
un adelanto que un profesional recibe de su cliente
para iniciar la prestación del servicio.
IMPORTANTE No hay que
confundir las provisiones de fondo con el anticipo ni con los gastos suplidos,
aunque guarden similitudes.
Su finalidad es cubrir gastos
y contingencias del profesional que presta el servicio.
Por lo común, se suele solicitar
un 50% del total, aunque en algunos casos puede ser el total
remuneración del profesional.
La provisión de fondos no está
sujetos a Retención ni a IVA y no existe obligación de emitir factura por
las provisiones de fondos recibidas, siempre que dichos importes tengan este
destino.
¿Qué son los gastos suplidos?
Los gastos suplidos son un
gasto que corresponde al cliente, pero que paga el profesional por agilizar
trámites.
Los gastos suplidos se
justifican con una factura a nombre de la persona a quién corresponden (no
a nombre del que los paga). Se debe identificar en la factura como
suplido. Ese gasto se incluye por el total.
Los gastos suplidos al no formar
parte de la base imponible no están sujetos a IVA ni a Retención.
¿Qué son los anticipos?
Los anticipos es el pago
o el cobro de una operación en un momento anterior a la entrega de
la mercancía o a la prestación del servicio. Es decir, el anticipo se produce
antes de la realización de la operación principal.
Los anticipos están sujetos a
retención e IVA.
Estructura
Este libro debe registrar:
- Número de Registro: la referencia de la
operación anotada
- El Número de factura o recibo: la referencia
de la factura en el que la operación esté reflejada.
- La fecha de la operación: la fecha en la que
se haya realizado la entrega a cuenta o anticipado el gasto del cliente.
- El tipo de operación: Indicar si se trata de
una provisión de fondos o suplido.
- Los datos del Cliente: Nombre y apellidos, o
razón social del pagador de la provisión o del perceptor del suplido.
- El importe de la operación: indicado con el
signo positivo en las operaciones de provisión de fondos, y con el signo
negativo en las de los suplidos.
IMPORTANTE Como
provisiones de fondos se deben registrar los importes de las facturas
correspondientes a entregas por parte de clientes. Como suplidos se registran
los importes de las facturas correspondientes a facturas pagadas en nombre de
clientes.
¿Quién esta en la obligacion de llevar este Libro?
Los contribuyentes que ejerzan
actividades profesionales cuyo rendimiento se determine en régimen de
estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, están obligados a
llevarlo. Y son:
¿Cuánto tiempo debo almacenar
el registro en la empresa?
La ley tributaria, en el artículo
66, dice que todos Los contribuyentes deben conservar todos los justificantes,
facturas y todos los demás documentos acreditativos de las operaciones de
ingresos y gastos reflejados en los libros durante el plazo máximo de
prescripción de 4 años y exhibirlos ante la Administración tributaria cuando
sean requeridos para ello.
Para saber más, se recomienda
acceder a el siguiente articulo: ¿Cuánto
tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?
