El Libro Registro de Salid de Correspondencia es aquel donde se anota el registro con los datos más relevantes de la correspondencia enviada.
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El Tratamiento de la Correspondencia
El Tratamiento de la Correspondencia consiste en estudiar la mejor forma de proceder al envío de cartas, notas y correos electrónicos, es decir la correspondencia de los altos ejecutivos y personal de la empresa, la cual debe cuidarse al extremo, ya que en ellas de alguna manera depende la imagen externa.
Para ampliar información sobre el Tratamiento de la Correspondencia, se recomienda leer el siguiente articulo: El Tratamiento de la Correspondencia.
¿Qué es la salida de Correspondencia?
La Salida de la Correspondencia es el envió de documentos mediante correo, fax, telégrafos, mensajería, etc. Antes de enviar estos documentos se puede iniciar un proceso de recogida, registro y envió.
Recogida
La recogida es importante hacer un recorrido diariamente en busca de la correspondencia a enviar. En algunos organismos se deposita en una bandeja para que sea recogida.
Registro
Al igual que la entrada de la correspondencia, la salida también se anota la fecha de salida.
Enviar
Esta fase se divide en dos partes:
Plegado ,ensobrado y franqueo
Se pliega y se introduce en sobres, teniendo cuidado de no dejar fuera ningún documento anexo. Los datos del destinatario se pueden imprimir en el sobre, escribirlo a mano, con etiquetas adhesivas o disponer de sobres con ventanilla.
El franqueo se puede realizar a través del sello postal, se identifica mediante una impresión que se coloca en la esquina superior derecha del sobre en el lugar del sello postal.
Envió
El envío consiste en hacer llegar la correspondencia al servicio de correos o a agencias de mensajería para que ellos se encarguen de hacerlo llegar a su destinatario.
Conservación
El Libro Registro de Salida de la Correspondencia al ser un libro auxiliar y de registro el empresario no está en la obligación de conservar dicho documento. Pero la función de este documento es ayudar a mejorar la gestión de la empresa, por lo que su conservación es voluntaria y dependerá del tiempo de vida útil que tenga el documento para la empresa.
