En el Libro se anotan los efectos comerciales (letras, cheques, pagarés…) que se deben pagar a los proveedores o acreedores para poder saber en todo momento las cantidades que la empresa adeuda. Es un libro voluntario o auxiliar.
Este registro se puede llevar en un libro o bien en fichas, dedicando una ficha para cada mes del año, y la suma por periodos mensuales o inferiores al mes se pasará al libro diario con el nombre de «Proveedores, efectos comerciales a pagar».
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¿Qué son los efectos comerciales?
Los efectos comerciales sirven para dejar constancia de una deuda por escrito, detallando las condiciones por las que se rige en un acuerdo entre la parte que emite la deuda y de la que la acepta.
¿Qué sujetos que intervienen en un efecto comercial?
- Librado o deudor: Es la persona que se compromete a pagar la suma de dinero.
- Librador o beneficiario: Persona que emite el efecto comercial y tiene el derecho de cobro de la deuda. Suele corresponder con la persona que lo descuenta.
- Tomador: En caso que el librador decida endosar el efecto comercial, el tomador sería la persona o entidad a la que se le endosa el título de crédito.
Estructura
La estructura del libro de efectos comerciales es:
- Fecha de emisión o acepto: es la fecha que indica el día que se libró esa orden de pago
- Deudor: quien tiene en su poder el documento y, por tanto, la persona a la que corresponde percibir su importe.
- Vencimiento: es la fecha límite en la que se puede pagar
- Importe: expresado en números, es la cifra que hay que pagar
- Banco: indicar en que banco se cobra los efectos comerciales.
- Observaciones
- ¿Cobrado?: Si el documento ha sido cobrado o no.
Conservación
Los artículos 28 de la Ley 962 de 2005 y 60 del Código de Comercio señalan que las entidades o personas naturales deberán conservar sus libros y papeles por un período de 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Para ampliar información sobre la conservación de los documentos se recomienda leer el siguiente articulo: ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?
